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坚持“三个到位”全面提升 项目档案管理水平

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坚持“三个到位”全面提升 项目档案管理水平 项目档案是企业技术资源储备的重要形式,是促进企业 发展、提升技术创新最有力的支撑。

多年来,炼油厂始终高 度重视项目档案管理工作,不断探索项目档案过程控制的有 效方法,逐步完善,充分发挥项目档案的资源利用价值,为 工厂安全生产和发展建设优质档案服务。

特别是在千万 吨炼油项目建设过程中,从工程前期评估、立项审批、破土 施工、竣工验收,到试车运行、正式生产及后期维护,档案 工作始终坚持“三到位”原则,即“管理准备到位” 、 “措施落实到 位” 、 “服务利用到位” ,强化管理措施,提高管理水平。

一、加强组织,规范机制,做到管理准备到位 千万吨炼油项目是炼油厂实现千万吨级炼量的重点工 程,是公司全面打造千亿元产业基地宏伟目标的基础,项目 从 2007 年开始前期论证,到 2010 年 11 月一次开车成功, 历经三年的时间。

项目包括 2 万吨/年硫磺回收装置、II 常减 压装置改造、 140 万吨/年催化裂化装置改造、 160 万吨/年柴 油加氢精制装置、80 万吨/年烃重组装置及 120 万吨/年催化 汽油加氢脱硫装置及其配套工程, 总投资 25.5 亿元。

项目投

资大、 建设周期长、 施工单位多, 在炼油厂都是史无前例的。

为此,在项目档案管理上,工厂领导高度重视,提前介入, 超前指导,全面实现准备工作“三及时” 。

1.及时建立档案管理。

有效地管理,需要健全的体 系。

为此,工厂在项目档案工作开展初期就建立了以综合办 档案室为核心的专业化、立体化档案管理。

成立了由综 合办公室主任、档案管理人员、工程技术人员、工程管理人 员等组成的档案管理网络,同时,明确了三级网络档案人员 的档案工作职责,形成了有效的档案管理流程,推动了管理 工作有序进行。

2.及时处理实际工作中遇到的问题。

工厂领导把档案工 作列入了炼油厂年度工作计划当中,根据不同阶段对档案管 理提出具体要求。

同时,定期听取档案管理工作专项汇报, 对实际工作中遇到的问题,做到第一时间掌握,第一时间解 决。

3.及时配备档案专项设施。

在工厂办公场所紧缺、办公 经费紧张的情况下,厂领导持续对档案室的建设加大资金投 入。

在库房配备上,将几间办公室改建成为符合标准的档案 库房,使建设项目档案库房面积达到了 380m2,并新增设了 36 组档案专用密集架。

此外,重新配备了 4 台电脑、3 台打 印机、10 台加湿器等设施,确保档案录入、分类和保管更加 安全完善。

二、统筹规划,科学实施,做到措施落实到位 炼油厂结合千万吨炼油项目建设实际进程,强化项目档 案管理,全面推进“三提早” 、 “三同步” 、 “三期查”管理方式, 统筹规划,合理安排,确保项目档案工作有序受控。

1.筑牢基础“三提早” 。

在前期文件收集阶段,坚持“提早 介入” 、 “提早检查” 、 “提早动手” ,紧紧前期工作的进展,指 导相关部门及时归档,同时做到随归档随整理,具备立卷条 件的马上归档组卷,并随时根据后续资料补充调整,保证了 工程竣工时前期文件的齐全、完整,筑牢了项目档案整理基 础。

2.统一标准“三同步” 。

在施工现场档案管理方面,紧紧抓 住开工前的技术交底, 中间过程的检查, 竣工验收三个环节, 做到档案工作与工程建设“同步开始” 、 “同步检查” 、 “同步验收” 。

千万吨炼油项目的特点是施工单位多, 流动性大,38 个单项 工程,200 多个单位工程,有几十个施工单位,各单位档案 管理基础不同,水平参差不齐。

我们将开工前技术交底作为 现场施工档案管理工作的第一步,坚持在每个单项工程开工 时, 首先对施工、 监理、 制造厂家等单位的项目技术负责人、 档案管理人员进行系统培训,讲解项目材料整理组卷的要求 及相关规定,使几十家档案管理基础不同、水平参差不齐的 施工单位有一个统一的档案工作标准,为档案规范化管理奠 定了扎实基础。

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